Las ideas no preguntan, simplemente aparecen, y por más potencial o creativas que sean pueden desajustar nuestro ritmo de trabajo, ya que si nos entusiasma mucho querremos parar con lo que estamos haciendo y empezar ya mismo a hacerla realidad. En la mayoría de los casos esta es una acción arrebatada y contraproducente. Por otro lado, por temor a perder nuestro preciado foco en el trabajo podemos optar por ignorarla (o “tratar de retenerla” en nuestra cabeza, que es lo mismo), y perderemos una idea como si nunca la hubieramos tenido.

La solución a esto es tener un sistema que nos permita capturar nuestra ideas efectivamente, para poder sacarlas de nuestro camino y seguir con lo que estabamos haciendo, pero sin miedo de perder nuestra idea. Los usuarios experimentados en GTD ya deben estar acostumbrados a esto: el paso llamado “recolección” para el posterior “procesamiento” de una idea.

Las opciones para realizar esta captura de nuestras ideas son muchas y van a depender de nuestra preferencia entre el mundo análogo y el digital:

• Lapiz y papel
• Stickies (Post-it’s)
• Pizarra para marcador
• Aplicaciones (“Bloc de notas” en Windows, TextEdit en Mac)
• Aplicaciones web (RTM, Evernote, etc)
• Aplicaciones móviles (para celulares, Palm o Blackberry)

Y mi tip personal y método preferido: creen una cuenta en MindMeister (link afiliado pero la cuenta es gratuita) y luego descarguen la herramienta “Geistesblitz” (pueden verla en la foto que acompaña al post), un widget para capturar ideas rapidamente (compatible con Mac, Windows, iPhone, iGoogle y Yahoo!). De esa forma cuando se les ocurra una idea, acceden a su Dashboard, la escriben en el widget y este se encarga de enviarla directamente a un mapa conceptual de MindMeister. Después, una vez por semana (o en el lapso que decidan) pueden revisar este mapa y “procesar” sus ideas (determinar cuales valen la pena y cuales serán descartadas), todo esto a un par de clicks y sin perturbar su flujo de trabajo.

Actualización: mis agradecimientos a Ignacio (@hookdump) por comentar un par más de formas que se me pasaron y son muy importantes, incluyendo el capturar ideas cuando estamos en movimiento (circulando fuera de la casa/oficina) y capturar ideas a través de una pizarra.